Versie 2019-10-14
Dit is het Privacy Statement van Fanfarekorps De Volharding en geeft informatie over hoe de vereniging omgaat met persoonsgegevens. Fanfarekorps De Volharding houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevens- bescherming (AVG). Dit betekent dat de vereniging in ieder geval:
- persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt;
- de verwerking van de persoonsgegevens beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn;
- toestemming vraagt als deze nodig is voor de verwerking van persoonsgegevens, indien deze anders zijn dan het oorspronkelijke doel waarvoor deze gegevens versterkt;
- passende technische en organisatorische maatregelen heeft genomen zodat de beveiliging van de persoonsgegevens gewaarborgd is;
- geen persoonsgegevens doorgeeft aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verstrekt;
- op de hoogte is van de rechten en plichten omtrent persoonsgegevens.
Verwerking van persoonsgegevens
Verenigingsleden
Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door Fanfarekorps De Volharding verwerkt voor:
- het uitvoering geven aan de lidmaatschapsovereenkomst;
- administratieve doeleinden;
- ledenadministratie;
- de KNMO (Koninklijke Nederlandse Muziek Organisatie);
- heffing (automatische incasso) van contributie, activiteitsbijdrage en lesgeld;
- administratie uitleen uniformen;
- administratie uitleen verenigingsinstrumenten en toebehoren;
- informatieverstrekking per post of digitaal;
- uitnodigingen voor bijeenkomsten en activiteiten;
- verkrijgen van subsidie bijvoorbeeld Anjerfonds en Rabobank-actie
- verjaardagslijst op het prikbord.
Deze persoonsgegevens staat in de lidmaatschapsovereenkomst, het inschrijfformulier. Voor de bovenstaande doelstellingen vraagt Fanfarekorps De Volharding de volgende persoonsgegevens naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, geslacht, geboortedatum, duur van lidmaatschappen van (vorige) muziekverenigingen en bankrekeningnummer.
De persoonsgegevens worden door Fanfarekorps De Volharding verwerkt door de bestuursleden of geautoriseerde personen en worden opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen voor de periode gedurende het lidmaatschap en daarna maximaal 7 jaar in de actieve administratie. De persoonsgegevens van ex-leden worden gearchiveerd en kunnen bijvoorbeeld voor jubileumdoeleinden nog gebruikt worden.
Minderjarigen
Aanvullend voor minderjarige leden (personen jonger dan 16 jaar) vraagt Fanfarekorps De Volharding de volgende persoonsgegevens van de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres en bankrekeningnummer.
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen indien daarvoor schriftelijke toestemming, een volledig ingevuld inschrijfformulier, is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Kader
Persoonsgegevens van het kader (dirigent/ instructeur/ docent) worden door Fanfarekorps De Volharding verwerkt voor administratieve doeleinden en het uitvoering geven aan de (mondelinge) overeenkomst. Deze persoonsgegevens staan in de overeenkomst: naam, adres, woonplaats, telefoon, e-mailadres, geboortedatum en bankgegevens. De gegevens worden door Fanfarekorps De Volharding opgeslagen gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna voor maximaal zeven jaar.
Overige personen
Persoonsgegevens van overige personen zoals vrijwilligers, (bestuurs-)leden van andere verenigingen, personen (contactformulier van de site), etc. worden door Fanfarekorps De Volharding verwerkt ten behoeve van verenigingsactiviteiten. Hiervoor kan Fanfarekorps De Volharding de volgende persoonsgegevens vragen: naam; adres; woonplaats; telefoon; e-mailadres en deze gegevens worden door Fanfarekorps De Volharding opgeslagen ten behoeve van de verenigingsactiviteiten en -optredens voor de periode deze activiteiten en daarna voor maximaal zeven jaar.
Sponsors
Persoonsgegevens van sponsors(bedrijven) worden door Fanfarekorps De Volharding verwerkt voor het ontvangen van het jaarlijkse sponsorbijdrage middels een rekening of middels een automatische incasso en voor communicatie-doeleinden.
Deze persoonsgegevens zijn afkomstig van een mondelinge toezegging of een ingevuld sponsorformulier met eventuele machtiging tot automatische incasso. Hiervoor vraagt Fanfarekorps De Volharding om de volgende gegevens: bedrijfsnaam, naam contactpersoon, adres, woonplaats, telefoon, e-mailadres, bankgegevens. De gegevens worden door Fanfarekorps De Volharding opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen gedurende de looptijd van het sponsorschap en daarna voor maximaal zeven jaar.
Donateurs
Persoonsgegevens van donateurs(particulieren) worden door Fanfarekorps De Volharding verwerkt voor het ontvangen van het jaarlijkse donateursbijdrage middels een kwitantie of middels een automatische incasso en voor communicatie-doeleinden.
Deze persoonsgegevens zijn afkomstig van een mondelinge toezegging of een ingevuld donateursformulier met eventuele machtiging tot automatische incasso. Hiervoor vraagt Fanfarekorps De Volharding om de volgende gegevens: naam, adres, woonplaats, bankgegevens. De gegevens worden door Fanfarekorps De Volharding opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen gedurende de looptijd van het donateurschap en daarna voor maximaal zeven jaar.
Uitgangspunten en overige bepalingen
Foto- en filmmateriaal
De vereniging of een persoon namens de vereniging kan foto- of filmopnames maken van optredens en activiteiten. Deze foto- en filmopnames worden opgeslagen en gebruikt voor plaatsing op de website en/of social media en/of journalistieke doeleinden.
Verstrekking aan derden
Persoonsgegevens kan Fanfarekorps De Volharding aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden, bijvoorbeeld de Koninklijke Nederlandse Muziek Organisatie (KNMO) of de gemeente. Alleen de relevante gegevens bijvoorbeeld naam, adres, woonplaats, geboortedatum van de leden. Van bestuursleden kan eventueel ook telefoon en e-mailadres worden verstrekt. De vereniging geeft nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee geen verwerkersovereenkomst is afgesloten. Mocht het nodig zijn om dergelijke partijen (verwerkers) in te schakelen, dan maakt de vereniging hiermee uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van de persoonsgegevens te waarborgen. Verder zal de vereniging de gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Tevens kan de vereniging persoonsgegevens delen met derden indien hiervoor toestemming is gegeven.
Binnen en buiten de EU
De vereniging verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU. De vereniging verklaart dat mogelijk ook persoonsgegevens worden opgeslagen bij partijen die gevestigd zijn buiten de EU. Dit betreft het gebruik van Google Suite (gmail, drive, docs), de hosting van de verenigingssite www.fanfaredevolharding.nl bij www.antagonist.nl, de facebook-pagina van de vereniging www.facebook.com/fanfarekorps.devolhardingdeil en overige social media.
Beveiliging
Fanfarekorps De Volharding heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo zijn bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
- Alleen geautoriseerde personen hebben toegang tot persoonsgegevens en zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
- Het hanteren van een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op alle systemen;
- Het maken van back-ups van de persoonsgegevens;
- Geautoriseerde personen slaan papieren documenten waarop de persoonsgegevens staan achter slot en grendel op;
- Het regelmatig evalueren van deze maatregelen en zonodig aanpassen het aanpassen van de maatregelen en het Privacy Statement;
- De verenigingsleden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Vragen en Contactgegevens
Vragen over dit Privacy Statement van Fanfarekorps De Volharding kunnen worden gesteld aan het bestuur via e-mail secretaris@fanfaredevolharding.nl.
Informatie over AVG
AVG-verenigingen – www.avgverenigingen.nl